همان طور که در مقالات پیش گفتیم ، شرکت ها طی 2 ماه از تاریخ ثبت مکلف هستند نسبت به تشکیل پرونده دارایی و پرداخت دو در هزار سرمایه شرکت و اخذ کد اقتصادی اقدام نمایند. در غیر این صورت مشمول جریمه مالیاتی شده و به میزان دو برابر مالیات ابتدایی یعنی چهار در هزار جریمه می شوند.
تشکیل پرونده مالیاتی به دلایل ذیل بسیار اهمیت دارد :
1- بدون تشکیل پرونده دارایی شرکت قادر نخواهد بود در پایان سال مالی ، اظهارنامه مالیاتی فعالیت یا عدم فعالیت خود را به اداره دارایی تسلیم نماید.
2- بدون تشکیل پرونده مالیاتی شرکت قادر نخواهد بود کد اقتصادی اخذ کند و در نتیجه شرکت نمی تواند شروع به فعالیت نموده و با جایی قرار داد ببندد.
3- تشکیل پرونده مالیاتی برای تعیین میزان مالیات پرداختی ضروری می باشد.
4- چنانچه شرکت در موعد مقرر نسبت به تشکیل پرونده مالیاتی اقدام نماید، مشمول جرائم مربوطه خواهد بود که مقدار و شرایط آن در قانون مالیات های مستقیم ذکر گردیده است.
لازم به ذکر است حتی در صورتی که شرکت فعالیتی هم ندارد باز هم موظف است تشکیل پرونده دهد.

    تعیین حوزه مالیاتی شرکت

مراحل تشکیل پرونده دارایی و تعیین مالیات پرداختی در اداره مالیات و دارایی انجام می شود. جهت تعیین حوزه مالیاتی و تشکیل پرونده دارایی باید به نزدیک ترین اداره امور مالیاتی مربوط به شرکت ها _ در محدوده منطقه پستی آدرس شرکت_ مراجعه نمایید و تشکیل پرونده دارایی دهید.

    مدارک لازم جهت تشکیل پرونده دارایی :

1- اصل و کپی کلیه مدارک شرکت ( اساسنامه- اظهارنامه- شرکتنامه- تقاضانامه- روزنامه رسمی (

2- اصل و کپی مدارک شناسایی اعضای شرکت

3- تکمیل دفترچه مشخصات شناسایی شرکت

4- گواهی امضای افراد و صاحب امضای شرکت

5- اجاره نامه یا سند مالکیت دفتر شرکت به نام شرکت

6- فیش واریزی دو در هزار سرمایه ابتدایی شرکت

7- فیش آب و برق و تلفن و گاز دفتر شرکت
8.وکالت نامه یا معرفی نامه کتبی از طرف شرکت ( چنانچه مدیر عامل حضور نداشته باشد).
آدرس اعلامی می بایست واقعی باشد. به طوریکه، در بعضی حوزه های مالیاتی جهت بررسی واقعی بودن آدرس اعلامی که در روزنامه رسمی شرکت موجود است به بازید از آن اقدام می شود. لذا برای تشکیل پرونده حتماَ احتیاج به اجاره نامه و سند مالکیت آن هم به نام شرکت مربوطه می باشد. ( به منظور جلوگیری از مشکلات احتمالی، کد پستی دقیق خود را نیز از اداره پست استعلام کنید).

    مدت زمان لازم جهت تعیین حوزه مالیاتی ( تشکیل پرونده مالیاتی ) و اخذ کد اقتصادی

مدت زمان لازم جهت تعیین حوزه مالیاتی 2 هفته می باشد.
چنانچه پس از اخذ شماره اقتصادی در اطلاعات هویتی اشخاص تغییراتی به وجود آید می بایست نسبت به ثبت تغییرات و اصلاح کارت اقدامات لازم به عمل آید.