مقدمه

پیش از این در مطالب مجله ثبت یار، کوتاه و خواندنی و کاربردی، شرایط تصمیم­گیری در شرکت های سهامی را بیان کرده و گفتیم تصمیمات مهم و راهبردی شرکت توسط مجمع عمومی سهامداران شرکت اتخاذ می شود. بعد از آن، نکاتی را پیرامون شرایط دعوت از سهامداران برای تشکیل مجمع، حق رای در مجمع و شرایط عدم حضور سهامداران در مجمع بیان کردیم.

اما پس از طی تمام مراحل فوق، یعنی دعوت از مجمع و رای گیری و یا اعلام تنفس در مجمع، مجمع به یک جمع بندی و تصمیم می رسد. قانون تجارت در اینجا بیان داشته است که این تصمیمات باید تحت شرایطی به ثبت رسیده و آگهی شود. در این مطلب به مرور شرایط امضای صورتجلسات مجمع می پردازیم.
نکات مهم امضای صورتجلسه

    تنطیم صورتجلسه ای از مذاکرات و تصمیمات مجمع، به حسب مقررات قانونی به عهده هیات رییسه مجمع است که متشکل از سه نفر از حاضران در جلسه می باشد. منشی هیات رییسه وظیفه تنظیم این صورتجلسه را به عهده دارد.
    برای معتبر و قانونی تلقی شدن صورتجلسه نیازی به امضای تمام سهامداران نیست. بلکه صرفاً امضای اعضای هیات رییسه کفایتی می کند. مشاوران ثبت یار به شما توصیه می کنند، تمام صفحات صورتجلسه توسط هیات رییسه به امضا برسد به دو دلیل :

اول اینکه ممکن است در صورت عدم امضا، مساله ثبت این صورتجلسه در اداره ثبت شرکت ها به مشکل بربخورد و معتبر تلقی نشود.

دوم اینکه در این صورت ممکن است، صورتجلسه قابلیت انتساب خود را از دست بدهد. یعنی به دلیل اینکه برخی صفحات امضا نشده است، نتوان آن را به سهامداران منتسب نمود. فلذا آن ها می توانند ادعا کنند با مصوبات جلسه موافق نبوده اند.

    هیات مدیره ( نه هیات رییسه) شرکت مکلف است لیست حاضران در مجمع را با ذکر هویت کامل، اقامتگاه تعداد سهام آن ها ذکر نماید. تا مشخص باشد حد نصاب های مقرر در قانون در تشکیل جلسه مجمع و رای گیری ها رعایت شده است یا خیر. فلذا این لیست باید تهیه شده و به صورتجلسه مجمع، ضمیمه شود. نکته کلیدی آن است که این لیست برخلاف اصل صورتجلسه که با امضای هیات رییسه معتبر بود، باید به امضای کلیه سهامدارانی که نامشان در لیست حاضران آمده است، برسد.